Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable

Para dar cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, CC SYSTEMS & SECURITY (en adelante "El Responsable"), informa sus datos de contacto:

• Razón Comercial: CC SYSTEMS & SECURITY
• Representante Legal: Cristian Fernando Cárdenas Parra
• NIT: 1112792889-5
• Correo Electrónico Oficial: contacto@ccsystemssecurity.lat
• Línea de Atención: +57 315 788 4123
• Sitio Web: ccsystemssecurity.lat
• Domicilio Principal: República de Colombia

2. Objetivo y Ámbito de Aplicación

El presente manual tiene como propósito establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general, el Tratamiento de los datos personales tratados por El Responsable. Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la compañía en calidad de Responsable, así como para todos los terceros que obren en nombre de la misma (Encargados).

3. Principios Rectores del Tratamiento

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán los siguientes principios:

• Legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.
• Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Libertad: Los datos solo pueden ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
• Seguridad y Confidencialidad: La información será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4. Finalidades del Tratamiento

La información personal recolectada por CC SYSTEMS & SECURITY a través de canales digitales, contratos o contacto directo será utilizada para las siguientes finalidades:

• Prestación, asistencia y soporte técnico en servicios de ciberseguridad, desarrollo de software, CCTV, control de acceso y detección de incendios.
• Gestión administrativa, contable, tributaria y de facturación derivada de la relación comercial B2B.
• Envío de propuestas comerciales, cotizaciones, actualizaciones de servicio y notificaciones de seguridad.
• Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales contraídas con el Titular.
• Gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).

5. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad

6. Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a El Responsable o los Encargados. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a El Responsable.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante El Responsable.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Área Responsable de Atención de Peticiones (PQR)

La Gerencia General de CC SYSTEMS & SECURITY es el área responsable de recibir y canalizar todas las solicitudes de los titulares frente al manejo de sus datos personales. Los canales oficiales habilitados son:

8. Procedimiento de Consultas y Reclamos

A. Procedimiento para Consultas:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de El Responsable. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Si no fuere posible atenderla en dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. Procedimiento para Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión):

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al correo oficial. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles. Si no fuere posible resolverlo en dicho término, se informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Seguridad de la Información

Dada nuestra naturaleza como empresa de ciberseguridad y tecnología, CC SYSTEMS & SECURITY ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas óptimas y razonables exigidas por la ley para otorgar seguridad a las bases de datos, mitigando los riesgos de adulteración, pérdida, consulta, o uso fraudulento de la información.

10. Vigencia de la Política y Bases de Datos

La presente Política rige a partir de su fecha de publicación. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política, o hasta que el Titular solicite su supresión (salvo obligación legal o contractual que instruya lo contrario).